Geschwindigkeit schlägt Prozesse

Die stille Abstimmung mit den Füßen

Ein Fachbereich braucht eine Software-Lizenz, ein Werkzeug, eine kleine Dienstleistung. Jetzt, nicht in drei Wochen. Der offizielle Beschaffungsweg verlangt ein Formular, eine Freigabekette, einen Systemwechsel, Rückfragen. Die Firmenkreditkarte benötigt nur zwei Minuten. Das Ergebnis dieser Abwägung steht fest, bevor sie begonnen hat.

Im Einkauf trägt dieses Verhalten einen eigenen Namen: Maverick Buying, auch Rogue Spend oder Off-Contract-Purchasing. Gemeint ist Beschaffung, die am ausgehandelten Vertrag und am definierten Prozess vorbeiläuft. In der Wahrnehmung vieler Einkaufsleitungen ist das ein Disziplinproblem, das sich mit klareren Regeln lösen ließe. Diese Diagnose führt in die falsche Richtung. Denn die Menschen, die den Prozess umgehen, treffen eine rationale Entscheidung: Der inoffizielle Weg ist schneller, übersichtlicher und weniger mühsam. Jede einzelne Umgehung ist damit Nutzerfeedback. Und die Summe dieser Rückmeldungen ergibt ein präzises Urteil über die Usability des offiziellen Einkaufs.

Ein Massenphänomen, kein Einzelfall

Wie groß das Phänomen ist, lässt sich nur in Spannen fassen. Etablierte Referenzwerte der Hackett Group und von APQC verorten einen Maverick-Anteil von rund zehn Prozent des Volumens bei weniger reifen Einkaufsorganisationen als typisch, während leistungsstarke Organisationen ihn auf etwa fünf Prozent begrenzen; rund 29 Prozent des indirekten Spends laufen off-contract (Hackett/APQC, Benchmarks vor 2022).

Der aktuellere und aussagekräftigere Befund liegt eine Ebene daneben, beim sogenannten Tail Spend – der langen Reihe kleiner Bestellungen bei vielen Lieferanten, in der Maverick Buying vor allem gedeiht. Die Tail Spend Management Study der Hackett Group aus dem Jahr 2025 beziffert diesen Ausläufer der Ausgabenkurve auf rund 20 Prozent der gesamten Unternehmensausgaben, verteilt über etwa 80 Prozent der Lieferanten. Nur vier Prozent der Unternehmen steuern den Großteil davon aktiv; bei der überwältigenden Mehrheit bleibt dieser Bereich weitgehend ungemanagt. Die Studie beziffert die realisierten Einsparungen im Tail Spend auf sieben bis zehn Prozent, hält jedoch 16 bis 20 Prozent für erreichbar.

Dass das Thema nicht abklingt, sondern drängt, zeigt eine Befragung von WBR Insights, ProcureCon und SDI aus dem Jahr 2024: 91 Prozent der befragten Einkaufsverantwortlichen sehen Maverick Spend als Herausforderung, 39 Prozent als sehr erhebliche, und 87 Prozent berichten, dass er im Vorjahr sogar zugenommen hat. Das ist kein Randphänomen einzelner Regelbrecher. Es ist ein strukturell erzeugtes Massenverhalten.

Für den Mittelstand zeichnet das Einkaufsbarometer Mittelstand 2025 ein passendes Bild: Für die Erhebung des Bundesverbands Materialwirtschaft, Einkauf und Logistik (BME), durchgeführt mit Onventis und der ESB Business School unter mehr als 350 Einkaufsverantwortlichen aus dem europäischen Mittelstand, nutzt nur rund jedes vierte Unternehmen überhaupt eine digitale Plattform zur Zusammenarbeit mit Lieferanten. 80 Prozent sehen den größten Digitalisierungsbedarf im Lieferantenmanagement, knapp 60 Prozent nennen fehlende personelle Ressourcen und Zeit als größte Hürde, und 78 Prozent halten Automatisierung und Künstliche Intelligenz für unverzichtbar, um Effizienz zu heben. Ein Einkauf, der so wenig digitalisiert ist, ist genau der langsame, formularlastige Weg, den Mitarbeitende umgehen. Die Lücke zwischen Anspruch und Werkzeug ist im Mittelstand keine Randnotiz, sondern der Normalfall.

Warum der offizielle Weg verliert

Die Ursache liegt selten in der fehlenden Funktionalität einzelner Tools, sondern in der Erfahrung, die der offizielle Weg hervorbringt. APQC benennt in seinen Benchmarking-Daten sehr direkt, warum Mitarbeitende ausweichen: Sie empfinden den etablierten Prozess als zu kompliziert oder als Zeitverschwendung. Wo sich die Beschaffung wie ein Behördengang anfühlt, verliert sie gegenüber jeder Ein-Klick-Alternative.

Diese Erwartung ist nicht unverschämt, sie ist der neue Normalfall. Wer privat jede Bestellung, jede Buchung, jede Freigabe in einer App erledigt, akzeptiert im Beruf keinen Medienbruch mehr. Der Amazon Business State of Procurement Report 2024, für den mehr als 3.000 Einkaufsentscheidende unter anderem in Deutschland befragt wurden, nennt die Komplexität von Systemen und Prozessen mit 47 Prozent als größte interne Herausforderung im Einkauf. Und eine Befragung von Art of Procurement aus demselben Jahr zeigt, dass die Fachleute die Nutzererfahrung inzwischen selbst als entscheidenden Hebel der Einkaufswirkung begreifen – und dass lange, mehrstufige Genehmigungsketten genau diesen Hebel untergraben und den Einkauf nur selten als echten Business-Partner dastehen lassen. Bemerkenswert ist ein weiterer Wert derselben Erhebung: 77 Prozent der Einkaufsorganisationen, die als strategische Partner wahrgenommen werden, verfügen über einen einzigen, zentralisierten Einstiegspunkt für Anfragen. Die einheitliche Oberfläche ist damit kein kosmetisches Detail, sondern der Unterschied zwischen einem Einkauf, den man nutzt, und einem, den man umgeht.

Was die Umgehung wirklich kostet

Die Rechnung fällt auf zwei getrennten Konten an. Das erste ist ökonomisch. Wer am Vertrag vorbei bestellt, verschenkt ausgehandelte Konditionen, bündelt kein Volumen, zahlt höhere Stückpreise und verliert die Transparenz darüber, wohin das Geld tatsächlich fließt. Belastbare aktuelle Aufschläge pro Einzelbestellung sind öffentlich kaum sauber zu belegen; wer eine harte Zahl braucht, findet sie bei APQC in Form der Prozesskosten: Organisationen mit hohem Maverick-Anteil brauchen im Median 16 Stunden länger, um eine Bestellung an den Lieferanten zu übermitteln, und tragen 2,58 US-Dollar höhere Prozesskosten pro 1.000 US-Dollar Beschaffungsvolumen als Organisationen mit sehr niedrigem Anteil.

Das zweite Konto ist Risiko und Compliance, und es wird oft übersehen. Wer außerhalb des Prozesses beschafft, bezieht Leistungen von ungeprüften Lieferanten, ohne Sicherheits- und Datenschutzfreigabe und ohne durchgängigen Audit Trail. Gerade bei Software- und Cloud-Diensten entsteht so klassische Schatten-IT. Im Finanzsektor bekommt das eine regulatorische Schärfe: Seit dem 17. Januar 2025 verpflichtet der Digital Operational Resilience Act (DORA) betroffene Unternehmen, ein vollständiges Register aller Vertragsbeziehungen mit ICT-Drittanbietern zu führen. RegTech-Analysen und erste Aufsichtserfahrungen aus 2025 und 2026 beschreiben Shadow-IT-Verträge – also gerade jene SaaS-Abonnements, die über die Firmenkreditkarte am Einkauf vorbei gebucht werden – als typischen blinden Fleck dieser Register. Fehlt ein solcher Vertrag, ist das kein Kavaliersdelikt, sondern ein prüfungsrelevanter Mangel. Beide Kosten, die ökonomischen und die regulatorischen, entstehen nicht trotz des schlechten Prozesses, sondern wegen ihm.

Der falsche Reflex: mehr Kontrolle

Der naheliegende Gegenreflex lautet: strengere Richtlinien, zusätzliche Freigabestufen, härtere Sperren. Er verschärft genau die Ursache. Denn was Mitarbeitende in den inoffiziellen Weg treibt, ist Reibung – und mehr Kontrolle erzeugt mehr Reibung. Eine quantitative Studie, die diesen Kreislauf ziffernscharf misst, gibt es für den Zeitraum 2024 bis 2026 nicht; die vorliegende Evidenz ist eine Kette und keine einzelne Kausalzahl. Aber sie ist konsistent: APQC führt Maverick Buying auf als kompliziert empfundene Prozesse zurück, und die Employee-Experience-Daten zeigen, dass lange Genehmigungsketten die Nutzung bremsen. Wer Governance über Verbote durchsetzen will, bekommt am Ende weniger Governance, weil ein größerer Teil der Beschaffung in den Schatten wandert.

Der produktivere Weg dreht die Logik um. Nicht der offizielle Weg wird verteidigt, indem man Alternativen verbietet, sondern er wird so gut, dass Alternativen unattraktiv werden. Geführte, katalogbasierte Selbstbeschaffung – im Fachjargon Guided Buying – ist dafür der zentrale Hebel. Der Guided-Buying-Anbieter KodiakHub berichtet aus Kundenprojekten von Reduktionen des Maverick Spends um bis zu 50 Prozent, einem Anstieg der Vertragstreue um 10 bis 15 Prozentpunkte und um 30 bis 40 Prozent kürzeren Durchlaufzeiten von der Anforderung bis zur Bestellung (Anbieterangaben, keine unabhängigen Benchmarks). Die Richtung dieser Zahlen deckt sich mit dem harten APQC-Befund: Weniger Umgehung bedeutet kürzere Durchlaufzeiten und niedrigere Prozesskosten.

Wie CompuSafe den offiziellen Weg zum schnellsten macht

Genau hier setzen wir an. Ziel ist nicht ein weiteres Tool mit eigener Anmeldung und eigener Logik, sondern ein einziger Einstiegspunkt, der Beschaffung so einfach macht wie privates Online-Shopping, ohne dabei Governance zu opfern. In der ServiceNow-Plattform übernimmt das Employee Center diese Rolle als zentrale, self-service-fähige Anlaufstelle für alle Beschaffungsanfragen. Die Sourcing and Procurement Operations sorgen im Hintergrund für das, was Mitarbeitende nicht sehen sollen: Freigaben werden orchestriert statt per E-Mail eingesammelt, Vertragskonditionen greifen automatisch, der Status ist jederzeit transparent. ServiceNow ersetzt dabei das bestehende ERP nicht, sondern legt sich als steuernde Schicht darüber – die Investitionen in SAP oder Oracle bleiben erhalten.

Unsere Aufgabe als Partner liegt weniger in der Software als im Prozess dahinter. Wir gestalten den Beschaffungsweg so, dass Akzeptanz von selbst entsteht, statt sie durch Vorschriften zu erzwingen, und denken Change Management und Nutzerakzeptanz von Beginn an mit. Wo die Neuausrichtung neue Rollen und Kompetenzen verlangt – etwa den Wandel des Einkaufs vom Bestellabwickler zur strategischen Steuerungsfunktion –, greift unser Angebot der IT-Workforce-Transformation. Dahinter steht ein strukturiertes Reskilling- und Upskilling-Programm, das die vorhandenen Einkaufs- und Fachbereichsteams gezielt auf ihre neuen Rollen vorbereitet und die dafür nötigen Kompetenzen am realen Prozess aufbaut, statt sie in entkoppelten Schulungen zu vermitteln. Denn ein guter Prozess, den niemand mehr bedienen kann, löst das Problem nur zur Hälfte.

Am Ende führt die entscheidende Frage zurück zum Anfang, zur stillen Abstimmung mit den Füßen. Wissen Sie, welcher Anteil Ihrer Ausgaben heute am offiziellen Einkauf vorbeiläuft? Und, ehrlicher noch: Würden Ihre Mitarbeitenden den offiziellen Weg wählen, wenn er der schnellste wäre? Wer die erste Antwort nicht kennt, hat sein erstes Recherchethema. Wer die zweite mit Nein beantworten muss, kennt bereits die eigentliche Baustelle.

Machen Sie den offiziellen Einkauf zum schnellsten Weg.

Sprechen Sie mit uns über Ihren Source-to-Pay-Prozess.

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Quellen

Stand: Juli 2026. Alle genannten Zahlen stammen aus den nachfolgend aufgeführten Erhebungen der jeweiligen Herausgeber:innen; Anbieterangaben sind als solche gekennzeichnet.

• The Hackett Group, „2025 Tail Spend Management Study“ (zitiert nach Zycus): Tail Spend ≈ 20 % des Spends über 80 % der Lieferanten, 4 % aktiv gemanagt, 7–10 % vs. 16–20 % Einsparpotenzial.
• Hackett Group / APQC, Maverick-/Off-Contract-Benchmarks (vor 2022, zitiert nach Procurement Magazine): ~5–10 % Maverick, 29 % indirekter Spend off-contract.
• APQC, „Maverick Purchasing Means Slower, More Costly Purchases“: 16 Stunden längere Durchlaufzeit, 2,58 USD höhere Prozesskosten pro 1.000 USD Spend.
• Art of Procurement, „How does the employee experience affect procurement’s impact?“ (2024): 98 %, 35 % mit ≥ 5 Genehmigungen, 41 % Business-Partner, 77 % zentralisierter Einstiegspunkt.
• Amazon Business, „State of Procurement Report 2024″ (KRC Research): 47 % Komplexität als Top-Herausforderung.
• WBR Insights / ProcureCon / SDI, „Tackling Maverick Spend in Procurement“ (2024): 91 %, 39 %, 87 % Zunahme.
• BME / Onventis / ESB Business School, „Einkaufsbarometer Mittelstand 2025″ (Befragung von > 350 Einkaufsverantwortlichen, veröffentlicht Juni 2025): ~25 % nutzen digitale Lieferantenplattform, 80 % größter Digitalisierungsbedarf im Lieferantenmanagement, ~60 % fehlende Ressourcen/Zeit, 78 % KI/Automatisierung unverzichtbar.
• EBA / DORA: Register-of-Information-Pflicht seit 17.01.2025; RegTech-Analysen 2025/2026 zu Shadow-IT als Register-Blind-Spot.
• KodiakHub (2026), Guided-Buying-Fallzahlen (Anbieterangaben): bis 50 % weniger Maverick, +10–15 Pp Vertragstreue, 30–40 % kürzere Durchlaufzeit.
• Gartner, „Magic Quadrant for Source-to-Pay Suites“ (2024/2025, via Anbieter-Sekundärzitate): Guided Buying, Self-Service und einheitliche UX als Adoptionskriterien.