ERP-Projektmanagement im digitalen Zeitalter

Mit dem Enterprise Resource Planning (ERP) haben Unternehmen ein sehr vielfältiges Werkzeug in der Hand, um Projekte besser zu planen und Prozesse zu optimieren. Doch wie verhält es sich mit dem ERP-System in Zeiten des digitalen Wandels? Auf dem freien Markt finden sich zahlreiche ERP-Lösungen im Software-Format, die auf verschiedenste Branchen getrimmt sind. Wie findet ein Unternehmer da das passende System für das eigene Projektmanagement? Wir zeigen Ihnen, auf welche Faktoren Sie bei der Auswahl Ihres ERP-Systems achten sollten und wie Sie das dann in Ihre Geschäftsprozesse integrieren.

Das muss eine ERP-Lösung können

Beim Enterprise Resource Planning geht es nicht nur darum, Ressourcen für das Unternehmen zu planen, auch wenn der Begriff es vermuten lässt. In modernen und intelligenten ERP-Tools laufen viele Prozesse eines oder mehrere Projekte zusammen, sodass ein ganzheitliches Bild entsteht, welches von Projektverantwortlichen unmissverständlich interpretiert werden kann. Sei es Materialplanung, Termine, Mitarbeiterkommunikation, Dateien, Kapital und andere Komponenten. Diese müssen sauber geplant und gesteuert werden können.

Je komplexer Projekte miteinander verflochten sind oder je mehr unterschiedliche Ebenen auf einer Plattform zusammenkommen, desto vielseitiger und effizienter muss ein Projektmanagement-Tool funktionieren. Die Software sollte einen Strukturplan des jeweiligen Projektes abbilden können. Außerdem muss ersichtlich sein, welches Personal welchen Aufgaben zugeordnet werden kann. Eine vollumfängliche Kostenüberwachung sollte ebenso integriert sein wie die Möglichkeit zur Visualisierung von Projektabläufen. Viele Unternehmen schwören auf hauseigene Einzellösungen – also Spezialsoftware, die für jeden Zweck individuell bereitsteht. Doch das bringt oft zusätzlichen Aufwand mit sich. Datenredundanz und fehlende Kompatibilität sind nur zwei Aspekte, die ganze Prozesse ausbremsen können. Hier empfiehlt sich ein Blick auf komplette ERP-Lösungen, die alle wichtigen Projektelemente in einem System behandeln können. Des Weiteren sollten ERP-Tools auch abteilungs- oder gar unternehmensübergreifende Prozesse und Projekte abbilden und planen können.

Ein gutes ERP-Tool vernetzt Projektmanagement mit allen Mitarbeitern, um z. B. relevante Termine automatisch auf den betriebsinternen Terminkalender zu übertragen, Aufgaben an bestimmte Mitarbeiter weiterzugeben oder Materialplanungen an dafür verantwortliche Abteilungen zu übermitteln. Der große Vorteil dabei sollte immer sein: Effizienzsteigerung durch einheitliche Prozesse und Minimierung der Schnittstellen. Der Zugriff auf Daten sollte kontrolliert ablaufen, sodass nur das Personal Zugriff auf gewisse Dokumente erhält, das auch die nötige Berechtigung erhalten hat.

Implementierung von ERP-Systemen in wenigen Schritten

Am Anfang steht immer die Entscheidung für das passende Tool für das eigene Unternehmen. Wer sich bei diesem wichtigen Schritt bereits unsicher ist, sollte nicht verzweifeln, sondern einen externen und unabhängigen ERP-Berater beauftragen. Wichtig dabei ist, dass dieser tatsächlich unabhängig arbeitet und kein Vertreter irgendeines Unternehmens ist. Haben Sie diesen gefunden, können gemeinsam alle Anforderungen besprochen werden, die relevant sind und auf Optimierung abzielen. Essentiell ist hier, dass wirklich alle Anforderungen in Betracht gezogen werden, damit am Ende vergessene Punkte nicht aufwändig nachprogrammiert werden müssen. So halten sich die Kosten im überschaubaren Bereich.

Nachdem eine Lösung herausgearbeitet wurde und der Berater oder auch Sie selbst sich für ein ERP-System entschieden haben, geht es an die eigentliche Implementierung des Systems. Also Installation, Konfiguration und Einführung. An diesem Punkt sollte man sich viel Zeit nehmen, um Fehler und böse Überraschungen möglichst gering zu halten.

Im nächsten Schritt geht es an die Schulung aller Mitarbeiter, die mit dem ERP-Tool in Berührung kommen. Dafür kann eine Test-Umgebung eingerichtet werden, wo die Angestellten die Funktionen ohne Druck ausprobieren können. Nun geht es an den Start des ERP-Systems. Ab diesem Zeitpunkt sollte man sich nicht hochzufrieden zurücklehnen, sondern die Software nutzen, um Fehler zu korrigieren, die jetzt sichtbar werden. Transformation ist hierbei das Stichwort. Regelmäßige Veränderungen und Optimierungen sind gut fürs Geschäft und müssen auch umgesetzt werden. Wenn Sie Zweifel haben, ob für Sie solche Systeme infrage kommen, können Sie sich gerne auch an uns wenden. Vor allem im Bereich der IT können wir durch unsere langjährige Erfahrung kompetente Ansprechpartner garantieren. Also, warten Sie nicht zu lange und nehmen Sie Kontakt mit uns auf.

Quellen

• ERP-Projektmanagement im digitalen Wandel: http://www.computerwoche.de/a/erp-projektmanagement-im-digitalen-wandel,3314077
• ERP Wikipedia: https://de.wikipedia.org/wiki/Enterprise-Resource-Planning
• ERP-Tools – Darauf müssen Unternehmen achten: http://www.tecchannel.de/a/erp-tools-darauf-muessen-unternehmen-achten,3282187

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