Source-to-Pay mit ServiceNow: Vom System of Record zum System of Action

Die Transformation beginnt nicht mit neuen Systemen

Die Herausforderung ist dabei sowohl struktureller als auch technischer Natur. In den meisten Unternehmen sind Procurement und Finance organisatorisch in unterschiedlichen Bereichen mit verschiedenen Leitungen aufgehängt. Das führt zu lückenhaften Prozessworkflows mit teilweise redundanten Prozessschritten in den verschiedenen Bereichen. Hinzu kommt: Legal und Tax sind oft weitere Beteiligte mit eigenen Systemen und Anforderungen. Es entstehen Differenzen zwischen dem „Process of Record“ – dem dokumentierten Sollprozess – und dem „System of Record“, das die Daten tatsächlich führt. Das Ergebnis sind Unstimmigkeiten in den zugrunde liegenden Daten und Auswertungen, die strategische Entscheidungen erschweren.

Hier setzt ServiceNow Source-to-Pay (S2P) an: Nicht als weiteres Beschaffungssystem, sondern als intelligente Orchestrierungsschicht, die sowohl technische als auch organisatorische Integration ermöglicht. ServiceNow agiert als System of Action, das Workflows über Bereichsgrenzen hinweg bündelt, Genehmigungen steuert, Nutzererlebnisse vereinheitlicht und Entscheidungen kontextualisiert, während ERP-Systeme wie SAP und Oracle ihre Rolle als Systems of Record behalten. Entscheidend dabei: Mit der Einführung von S2P wird der Prozess von Source bis Pay gesamthaft betrachtet und umgesetzt, es wird EINE Datenquelle festgelegt – unabhängig von organisatorischen Grenzen.

Der Markt bestätigt diesen Paradigmenwechsel eindrucksvoll. Der EMEA-Markt für Supply Chain Management wird laut Gartner bis 2027 auf 14,5 Milliarden Euro wachsen, wobei integrierte Plattformen die größten Wachstumsraten verzeichnen. Gartner prognostiziert, dass bis 2026 die Hälfte aller Finance- und Supply-Chain-Operationen automatisiert sein wird. Entscheidend dabei: Studien belegen einen zwei- bis fünffachen ROI bei plattformbasierten Ansätzen gegenüber punktuellen Tool-Lösungen.

Warum traditionelles S2P an seine Grenzen stößt

Die typische S2P-Landschaft in Unternehmen gleicht einem historisch gewachsenen Flickenteppich. Ein ERP-System verarbeitet Finanztransaktionen, eine separate Lösung verwaltet den E-Procurement-Prozess, Excel-Listen dokumentieren Verträge, E-Mails koordinieren Genehmigungen und diverse Portale dienen der Lieferanteninteraktion. Das Ergebnis sind Medienbrüche zwischen Sourcing, Contracting, Procurement und Payment, inkonsistente Genehmigungslogiken und vor allem eine fehlende End-to-End-Transparenz.

Die Konsequenzen zeigen sich deutlich in der Praxis: Laut ServiceNows eigenem „Now on Now“-Programm gehen 53 Prozent der Arbeitszeit im Procurement für Anfragen, Issues und andere Unterbrechungen drauf – Zeit, die für strategische Wertschöpfung fehlt. Ein konkretes Beispiel aus dem Finanzsektor illustriert die Problematik: Eine Bank verfügte über keinen durchgängig IT-gestützten Beschaffungsprozess, Zahlungsziele wurden regelmäßig verfehlt, Rechnungsfreigabewege blieben intransparent, und trotz E-Invoicing-Angebot landeten weiterhin zahlreiche Papierrechnungen auf den Schreibtischen. Kritische Daten mussten an mehreren Stellen in der Organisation verfügbar sein, waren aber nirgendwo konsistent erfasst.

Diese Fragmentierung hat nicht nur technische, sondern auch organisatorische Ursachen. Procurement-Abteilungen haben je nach Branche und Unternehmen unterschiedliche Reifegrade und strategische Ausrichtungen. Während in der Automobilindustrie oder im Maschinenbau der Einkauf oft als strategische Funktion mit direktem Vorstandsbezug etabliert ist, spielt er in anderen Branchen eine eher administrative Rolle. Diese unterschiedliche Positionierung führt dazu, dass klassische Aufgaben wie Kostensenkung und die Vermeidung von Maverick Buying unterschiedlich konsequent verfolgt werden. Die Systembrüche zwischen Procurement, Finance, Legal und Tax erschweren zudem die Übersicht über tatsächliche Kosten und Einsparpotenziale.

Hinzu kommt der wachsende regulatorische Druck. Seit dem 17. Januar 2025 gilt die Digital Operational Resilience Act (DORA) für Finanzinstitute in der EU, die strengere Anforderungen an das Third-Party Risk Management stellt. Ab 2027 greift das EU-Lieferkettengesetz (CS3D) mit erweiterten Sorgfaltspflichten für Menschenrechte und Umwelt. Weitere ESG-Regelungen wie CBAM, EUDR und CSRD verlangen lückenlose Datentransparenz bis zur Quelle. Die Herausforderung: S2P ist nicht der Schlüssel für Compliance und Risikomanagement selbst, aber S2P ist der Schlüssel für die Transparenz der Einhaltung von Compliancevorgaben und Maßnahmen zur Risikominimierung. Ohne durchgängige digitale Prozesse bleiben Compliance-Aktivitäten isolierte Einzelmaßnahmen, deren Wirksamkeit kaum nachweisbar ist.

ServiceNow als verbindende Schicht – technisch und organisatorisch

Die Stärke von ServiceNow liegt in seiner bewussten Positionierung. Die Plattform ersetzt keine bestehenden ERP- oder Transaktionssysteme, sondern ergänzt diese um eine Experience-, Workflow- und Entscheidungsebene, die organisatorische Grenzen überbrückt. Das Employee Center fungiert als zentraler Einstiegspunkt für Beschaffung, Lieferantenthemen, Verträge und Rechnungen – eine „One Place to Request Anything“-Philosophie, die die Akzeptanz dramatisch erhöht. Conversational AI beantwortet Standardfragen automatisch und reduziert die Last auf Procurement-Teams signifikant.

Über dieser einheitlichen Nutzeroberfläche orchestriert ServiceNow Genehmigungen über alle Module und Organisationseinheiten hinweg, berücksichtigt dabei automatisch Vertragskonditionen, Budgets, Lieferantenrisiken und interne Compliance-Vorgaben. Die Integration mit DocuSign ermöglicht rechtssichere digitale Freigaben, während Advanced Work Assignment die Aufgaben automatisch an die richtigen Entscheider routet – unabhängig davon, ob diese in Procurement, Finance, Legal oder Tax sitzen. In der Praxis führt dies zu einer Halbierung der Zeit vom Purchase Request zur Purchase Order.

Durch einen einheitlichen automatisierten S2P-Prozess werden Lücken und Umgehungsmöglichkeiten geschlossen. Jederzeit ist nachvollziehbar, wer was wann wo und zu welchem Zweck beschafft hat. Sowohl regulatorische Compliancevorgaben als auch rechtliche Anforderungen oder wirtschaftliche Vorgaben – etwa Budget-Limits, Genehmigungsschwellen oder bevorzugte Lieferantenlisten – können in den Prozess integriert werden. Das verhindert Maverick Buying nicht durch Kontrolle, sondern durch Convenience: Der regelkonforme Weg ist zugleich der einfachste.

Ein Finanzinstitut zeigt beispielhaft, wie diese Orchestrierung funktioniert: ServiceNow dient als führendes Tool für den Einkauf, während SAP FI als Finance-Backend die Transaktionen verarbeitet. Im Contract Management definierte Mengenrabatte fließen automatisch in die Beschaffungsprozesse ein, und Lieferantenrisiken aus dem Third-Party-Risk-Management werden bei Onboarding und Bestellfreigaben berücksichtigt. Das Ergebnis sind konsistente Entscheidungen über Systemgrenzen und Organisationseinheiten hinweg, ohne bestehende Systeme zu ersetzen.

Funktionale Highlights der Plattform

ServiceNow Contract Management Pro adressiert ein oft unterschätztes Problem: Unzureichende Vertragsdatenbanken führen zu verpassten Verhandlungschancen und Compliance-Risiken. Die Lösung bietet nicht nur ein zentrales Repository, sondern nutzt AI-gestützte Clause Detection für automatische Vertragsanalyse, stellt Pre-approved Templates für Standardisierung bereit und managed Obligations mit automatischen Alerts für Fristen und Renewals. Die Integration von DocuSign ermöglicht rechtssichere digitale Abschlüsse mit lückenlosen Audit Trails – eine wesentliche Voraussetzung für nachweisbare Compliance.

Beim Supplier Lifecycle Management zeigt sich die Stärke der integrierten Plattform besonders deutlich. Ab Mai 2025 unterstützen AI Agents das Onboarding, Supplier Self-Service-Portale reduzieren Administrationslasten auf beiden Seiten, und eine 360-Grad-View auf Lieferanten bündelt alle relevanten Informationen an einem Ort. Der entscheidende Unterschied zu isolierten Lösungen: Third-Party Risk Management ist prozessintegriert, nicht nachgelagert. Risiko-Assessments finden vor Onboarding, Vertragsabschluss und kritischen Bestellungen statt, externe Risk-Intelligence-Provider liefern Echtzeit-Risikoscores, und kontinuierliches Monitoring ersetzt punktuelle Jahres-Assessments.

Document Intelligence (DocIntel) fungiert dabei als Entscheidungsbeschleuniger. Die ML-basierte Plattform extrahiert automatisch relevante Inhalte aus Verträgen, Lieferantendokumenten und Compliance-Nachweisen. Confidence Scoring ermöglicht Straight-Through-Processing: Dokumente mit hohem Score werden automatisch verarbeitet, nur Ausnahmen landen auf menschlichen Schreibtischen. In der Praxis erreichen Unternehmen damit eine 90-prozentige automatische Match-Rate zwischen Rechnungen und Purchase Orders.

Die kommenden Agentic AI-Lösungen markieren den nächsten Evolutionsschritt. Diese autonomen Agenten analysieren Beschaffungsanfragen, versuchen Deflection durch Wissensbereitstellung, empfehlen Produkte auf Basis von Organizational Policies, erstellen Purchasing Plans und orchestrieren Genehmigungsprozesse selbstständig. Beim Supplier Onboarding prüfen sie auf Dubletten, starten Prozesse automatisch und kommunizieren Status-Updates proaktiv. Das Ergebnis: 24/7-Verfügbarkeit, konsistente Bearbeitung und Fokus menschlicher Mitarbeiter auf Ausnahmefälle.

Steuerbarkeit über Unternehmensgrenzen hinweg

Ein oft übersehener Vorteil integrierter S2P-Plattformen ist die hohe Steuerbarkeit des Prozesses – insbesondere für Konzerne, die Teile ihrer Zentralfunktionen outgesourct haben. Ein einheitlicher S2P-Prozess ermöglicht eine transparente Steuerung aller beteiligten Einheiten, was zu verkürzten Durchlaufzeiten, geringeren Prozesskosten und weniger Fehlern führt.

Die Prozesskette ist klar definiert und vorgegeben. Die Übernahme von Teilprozessen für outgesourcte Einheiten – etwa Shared Service Center für Accounts Payable oder externe Procurement-Dienstleister – ist somit klar verständlich und nachvollziehbar. ServiceNow fungiert dabei als verbindende Prozessschicht, die sicherstellt, dass externe Partner nach denselben Standards und Workflows arbeiten wie interne Teams. Service Level Agreements können direkt in der Plattform abgebildet und gemessen werden, Eskalationen erfolgen automatisch bei Abweichungen.

Diese durchgängige Steuerbarkeit erstreckt sich auch auf die Integration mit ERP- und Best-of-Breed-Systemen über Connector-Konfigurationen und Custom-APIs. Der Zero-Copy-Ansatz stellt sicher, dass Daten nur einmal erfasst werden müssen und anschließend über den gesamten S2P-Prozess hinweg konsistent verfügbar sind – unabhängig davon, welche Organisationseinheit oder welcher externe Partner gerade auf die Daten zugreift.

Der CompuSafe-Ansatz: Transformation strategisch gestalten

CompuSafe positioniert sich bewusst als strategischer Partner, nicht nur als Implementierungsdienstleister. Die Herausforderung bei S2P-Transformationen liegt selten in der reinen Technologie, sondern in der Übersetzung von Business-Anforderungen in tragfähige Zielbilder, Prozessmodelle und Governance-Strukturen und vor allem in der Überbrückung organisatorischer Grenzen.

Ein häufiger Fehler in S2P-Projekten ist die 1:1-Digitalisierung historisch gewachsener Prozesse mit all ihren Umwegen, Ineffizienzen und organisatorischen Kompromissen. CompuSafe analysiert und optimiert Prozesse vor der Digitalisierung, orientiert sich am ServiceNow-Standard statt an Altprozess-Migration und denkt End-to-End statt in isolierten Modulen. Change-Management und Stakeholder-Aktivierung beginnen nicht erst bei Go-Live, sondern von Anfang an: gerade weil S2P-Transformationen organisatorische Grenzen überschreiten und etablierte Verantwortlichkeiten neu definieren.

Die technische Umsetzung umfasst ServiceNow-Konfiguration unter Berücksichtigung von Upgrade-Fähigkeit und Performance, Integration mit ERP- und Best-of-Breed-Systemen über Connector-Konfiguration und Custom-APIs, Training von ML-Modellen für DocIntel auf unternehmensspezifische Dokumente sowie die Anbindung externer Risk-Intelligence-Provider für TPRM. Für Konzerne mit outgesourcten Funktionen entwickeln wir zudem spezifische Integrationsszenarien, die externe Partner nahtlos in die Prozesskette einbinden.

Messbare Erfolge und strategischer Mehrwert

Die Effizienzgewinne sind quantifizierbar: Eine 50-prozentige Reduktion der Zeit vom Purchase Request zur Purchase Order durch automatisierte Genehmigungen und kontextuelle Informationen, eine 90-prozentige automatische Rechnungs-PO-Zuordnung durch DocIntel und ML-basiertes Matching, sowie signifikante Personaleinsparungen durch Konsolidierung fragmentierter Tool-Landschaften. Beispiele aus dem Bankensektor zeigen Reduzierungen von über 50 Tools auf unter 20 zentrale Systeme mit Einsparungen im zweistelligen FTE-Bereich.

Ein integrierter S2P-Prozess mit Vermeidung von Systembrüchen unterstützt die Einkaufsfunktion aktiv bei der Realisierung von Einsparungen – unabhängig vom aktuellen Reifegrad. Durch vollständige Transparenz über tatsächliche Ausgaben lassen sich Konsolidierungspotenziale identifizieren, Verhandlungspositionen verbessern und Tail Spend strukturieren. Die Frage „Wie viel geben wir bei Lieferant X über alle Kategorien, Gesellschaften und Kostenarten hinweg aus?“ ist in Sekunden beantwortbar – eine Voraussetzung für strategisches Spend Management.

Qualitativ verbessert sich die Zusammenarbeit über Organisationsgrenzen hinweg erheblich: Abstimmungen reduzieren sich durch die gemeinsame Datenbasis, Genehmigungen werden konsistent über alle Module und Bereiche hinweg angewendet, und die einheitliche User Experience erhöht die Adoption signifikant. Schattenprozesse außerhalb der Systeme verschwinden weitgehend, weil der digitale Weg der einfachste Weg wird.

Für regulierte Branchen ist die Transparenz ein zentraler Mehrwert. DORA-konforme Supplier Oversight ist kein manueller Prozess mehr, sondern integrierter Bestandteil von Onboarding, Contracting und Bestellung. Die Lieferkettengesetz-Konformität ergibt sich durch durchgängige Dokumentation von Risiko-Assessments und ESG-Nachweisen. Jede Genehmigung, jede Risikoentscheidung, jede Vertragsänderung ist lückenlos dokumentiert – nicht in verstreuten Systemen, sondern auf einer Plattform mit EINER Datenquelle.

Der strategische Mehrwert zeigt sich in besserer Spend Visibility über alle Einheiten und Systeme hinweg. Supplier-Self-Service-Portale reduzieren Administrationslasten auf beiden Seiten und schaffen die Basis für echte Partnerschaften statt rein transaktionaler Beziehungen. Die durchgängige Prozesssteuerung ermöglicht es, auch outgesourcte Funktionen nach denselben Standards zu steuern und zu messen.

Wie Sie starten sollten

Die richtige strategische Fragestellung lautet nicht „Welches Tool fehlt uns?“, sondern „Wo brauchen wir übergreifende Orchestrierung von Prozessen, Entscheidungen und Nutzererlebnissen – über organisatorische und technische Grenzen hinweg?“. Beginnen Sie mit einem Assessment Ihrer Schmerzpunkte: Wo entstehen operative Brüche durch die organisatorische Trennung von Procurement, Finance, Legal und Tax? Welche redundanten Prozessschritte gibt es in verschiedenen Bereichen? Wo klaffen Lücken zwischen Process of Record und System of Record?

Analysieren Sie auch Ihre Compliance-Situation: Wo bestehen Lücken bezüglich DORA, Lieferkettengesetz oder ESG-Nachweisen? Wo zeigen sich User-Adoption-Probleme durch Schattenprozesse? Welche wirtschaftlichen Vorgaben – etwa Budgetgrenzen, Genehmigungsschwellen oder Lieferantenpräferenzen – sind aktuell nicht systematisch durchsetzbar?

Definieren Sie dann Ihr Zielbild mit echter End-to-End-Perspektive von Source bis Pay. Wie soll der ideale S2P-Prozess aussehen, welche Systeme übernehmen welche Funktionen, und wie ist die Integrationsstrategie? Welche organisatorischen Änderungen sind nötig, um Procurement und Finance effektiver zu verzahnen? Wenn Sie Teile Ihrer Zentralfunktionen outgesourct haben: Wie können externe Partner nahtlos in die Prozesskette integriert werden?

Identifizieren Sie Quick Wins in Bereichen mit größter Wirkung, etwa bei Genehmigungszyklen oder manueller Rechnungsverarbeitung, und fokussieren Sie auf Use Cases mit hoher Adoption-Wahrscheinlichkeit wie IT-Beschaffung. Vermeiden Sie Big-Bang-Ansätze. Starten Sie mit einfachen Kategorien, integrieren Sie Lessons Learned und skalieren Sie schrittweise. Orientieren Sie sich am ServiceNow-Standard statt Altprozesse mit ihren organisatorischen Kompromissen zu migrieren, und investieren Sie in Change-Management von Anfang an – gerade, weil S2P-Transformationen etablierte Grenzen zwischen Bereichen neu definieren.

Die Erfolgsfaktoren sind klar: Executive Sponsorship für das Change-Programm, cross-funktionale Teams mit Procurement, Finance, IT, Legal und Compliance, klare Governance für Entscheidungswege über Bereichsgrenzen hinweg und eine kontinuierliche Verbesserungsmentalität nach Go-Live.

Fazit

ServiceNow S2P ist die Klammer, die bestehende ERP-Systeme verbindet, organisatorische Grenzen überbrückt, Risiken integriert, Dokumente intelligent nutzbar macht und nutzerzentrierte Prozesse über System- und Bereichsgrenzen hinweg ermöglicht. Mit der Einführung von S2P wird der Prozess von Source bis Pay gesamthaft betrachtet und umgesetzt, es wird EINE Datenquelle festgelegt – die Voraussetzung für echte Transparenz und Steuerbarkeit.

Die Zukunft gehört integrierten Plattformen, weil KI und Automatisierung nur auf integrierter Datenbasis ihr volles Potenzial entfalten. Der regulatorische Druck von DORA über CS3D bis zu CSRD macht prozessintegriertes Risk Management zur Pflicht statt zur Option. Und für Konzerne mit outgesourcten Zentralfunktionen wird die durchgängige Prozesssteuerung über Unternehmensgrenzen hinweg zum Wettbewerbsvorteil.

Digitale Exzellenz in Source-to-Pay entsteht dort, wo Strategie auf Prozess trifft, wo Technologie und Organisation Hand in Hand gehen, wo Business-Anforderungen auf Plattform-Capabilities treffen und wo Menschen durch integrierte Systeme befähigt werden. CompuSafe begleitet Sie auf diesem Weg – von der Vision über die strategische Planung und die prozessuale wie organisatorische Optimierung bis zur technischen Umsetzung und zum nachhaltigen Betrieb.