Ein neues Gesetz soll die Anwerbung von dringend benötigten Fachkräften aus dem Ausland deutlich erleichtern. Geht es dabei um die Informationstechnologie, steht hier vor allem Brasilien ganz oben auf der Liste. Der Münchner IT-Dienstleister CompuSafe Data Systems AG verfügt schon seit Jahren über Erfahrung, solche Fachkräfte auch über die Landesgrenzen hinaus zu rekrutieren. Worauf Arbeitgeber sich einstellen und welche Voraussetzungen im Unternehmen gegeben sein müssen, damit ein solches Vorhaben erfolgreich sein kann, schildert dieser Artikel.

Die Botschaft aus Berlin war klar: Finden sich die dringend benötigten Fachkräfte, mittlerweile eine stattliche Zahl von rund 400.000, nicht im eigenen Land oder anderen Staaten der EU, dann müssen sie in sogenannten Drittstaaten rekrutiert werden. Um hierfür Hürden abzubauen und die Verfahren zu vereinfachen, trat am 01. März diesen Jahres das neue Fachkräfteeinwanderungsgesetz (FEG) in Kraft. Der Startschuss jedoch hätte ungünstiger kaum fallen können. Denn seit Corona haben für viele Unternehmen Pläne, Fachkräfte im Ausland anzuwerben und nach Deutschland zu holen, nicht gerade die allerhöchste Priorität. Doch nicht nur ein Virus kann einem solchen Vorhaben im Weg stehen: selbst, wenn der gesetzliche Rahmen deutlich verbessert wurde, bleiben eine ganze Reihe von Do’s & Don’ts, damit aus einem kühnen Plan zufriedene und erfolgreiche neue Angestellte werden. Ohne entsprechende Rahmenbedingungen, offene Kommunikation mit allen Beteiligten und ein transparentes Erwartungsmanagement, sind Enttäuschungen sonst auf beiden Seiten programmiert.

Dass die Großeltern väterlicherseits aus Deutschland kamen, mag es dem Brasilianer Luciano Linzmaier leichter gemacht haben, sich eine Zukunft in der Heimat seiner Vorfahren vorzustellen. Diesen Monat feiert er gleich ein dreifaches Jubiläum, sein persönliches Triple: Seit genau einem Jahr ist er mittlerweile in Deutschland, ebenso lange Mitarbeiter der CompuSafe und unterstützt seitdem als Systems Engineer und Transition Manager ein großes, globales Projekt bei der Siemens AG.

“Luciano ist fachlich hochqualifiziert und hatte einen super Job in Brasilien”, erinnert sich Tobias Rothkopf, Teamlead Recruiting bei der CompuSafe AG. Seine Teamkollegin Eva Lehermaier hatte bereits 2018 die ersten Gespräche mit dem damaligen Kandidaten in São Paulo geführt. Doch die sich dramatisch verschlechternde Sicherheitslage und steigende Kriminalität in der größten Volkswirtschaft Lateinamerikas, ließen Linzmaiers Entscheidung reifen, seiner Heimat den Rücken zu kehren. “Es ging mir um die Zukunft meiner beiden Kinder”, begründet der 44-Jährige den lebensverändernden Schritt. Anfang 2019 besuchte er zum ersten Mal Deutschland als Tourist, schaute sich München und seinen künftigen Arbeitgeber an. Im September trat er die neue Stelle an. Drei Monate später holte er seine Frau und die beiden Mädchen, elf und 14, nach. “Da gab es erstmal etliche neue Herausforderungen”, erinnert sich Linzmaier, der mittlerweile ein gutes Deutsch spricht. Ohne die umfassende Unterstützung des Teams der CompuSafe AG hätten er und seine Familie diese nicht so gut und schnell bewältigen können, sagt er.

Skyline von Rio de Janeiro mit Cristo Redeemer und Corcovado (Zuckerhut). Brasilien, Lateinamerika

Was Linzmaier und seiner Familie den Start in Deutschland erleichtert hat, ist Teil eines umfangreichen Prozesses, der bei der CompuSafe AG in den letzten Jahren etabliert wurde und seitdem immer weiter optimiert wird. Alles beginnt mit dem Finden und Ansprechen vielversprechender KandidatInnen. Gesucht wird für Bereiche, wo Fachleute in der vordersten Linie der digitalen Transformation dringend gebraucht werden: in der Softwareentwicklung, Systemarchitektur oder Cyper Security zum Beispiel. Im nächsten Schritt ist das Kennenlernen vor Ort geplant. “Wir arbeiten hier eng mit der Zentralen Auslands- und Fachvermittlung der Bundesagentur für Arbeit zusammen”, schildert Rothkopf das Vorgehen. Schon Monate vor dem ersten Termin betrieben er und sein Team intensive Recherchen und bauten bereits erste potenzielle Kontakte auf. Während zweier eigens gemeinsam mit der Bundesanstalt für Arbeit organisierter Recruiting Veranstaltungen 2018 und 2019 in Brasilien, konnten sie fast 160 Gespräche führen: ein Interviewmarathon in tropischem Klima. An den sich auch Raphael Alejandro Ortiz de Orué noch gut erinnert: der 36-Jährige ist seit Januar 2019 als IT-Projektmanager bei der CompuSafe AG und unterstützt im Projektmanagement bei der Siemens AG. Den Job verdanke er eigentlich einem Freund, erzählt er. Der habe ihn zweimal gedrängt, die Veranstaltung zu besuchen. “Dann ging es sehr schnell. Wir haben uns noch beim ersten Treffen geeinigt. Das war echt eine Überraschung für mich”, erzählt der Brasilianer freudig, der ebenfalls bereits gut Deutsch spricht.  

Mittlerweile besteht auch ein gutes Netzwerk in Brasilien, zu dem unter anderem auch die Auslandshandelskammer oder das Goethe-Institut zählen. “Wir haben uns sogar mit dem deutschen Vizekonsul getroffen”, so Rothkopf. Ein funktionierendes Netzwerk und der persönliche Kontakt vor Ort, ist in vielen Ländern eine Grundvoraussetzung, damit die Suche auch erfolgreich sein kann. Und weil gute Deutschkenntnisse für viele Jobs in Deutschland notwendig sind, geht man auch hier die Extrameile: “Wenn wir einen geeigneten Kandidaten kennengelernt haben, bei dem die Sprache noch das Problem ist, dann übernehmen wir den Deutschkurs schon im Heimatland”, so Teamleiter Rothkopf.

Steht der/die neue MitarbeiterIn dann endlich am Münchner Flughafen, geht die Arbeit des Relocationteams erst richtig los. Neuankömmling Luciano Linzmaier konnte zunächst eine CompuSafe-eigene Wohnung beziehen. “Wir helfen dann bei der Wohnungssuche, haben Wohnungen besichtigt mit den Leuten, sind zusammen in Möbelhäuser gefahren, haben über Mülltrennung informiert oder geholfen, das deutsche Schulsystem zu verstehen und einen Platz für die Kinder zu finden”, schildert Eva Lehermaier die Bandbreite des Beistands. Umfangreiche Antragsverfahren, etwa für das benötigte Visum oder die BlueCard, die EU-weit gültige Arbeitserlaubnis für akademische Fachkräfte aus dem Ausland, sind zu erledigen. Auch U-Bahn sei man gemeinsam gefahren, um die Zuwanderer in die Mysterien des deutschen Nahverkehrs einzuführen. Ein völlig neues Erlebnis für Familie Linzmaier, die in ihrer Heimat nur noch in Begleitung von Sicherheitskräften das Haus verlassen konnte. 

Warum gerade Brasilien eines der Fokusländer für die Rekrutierung von IT-Fachkräften ist? “Weil die dort erworbenen Universitätsabschlüsse als gleichwertig zu deutschen Universitätsabschlüssen angesehen werden”, erläutert Marius Hoffmeister von der Zentralen Auslands- und Fachvermittlung (ZAV) der Bundesagentur für Arbeit. Dies sei eine der Voraussetzungen, um eine BlueCard zu erhalten. Dass die Nicht-EU-Länder immer wichtiger werden für den heimischen Arbeitsmarkt, beweist eine Zahl: Allein im vergangenen Jahr kamen rund 60.000 Menschen aus Nicht-EU-Ländern dauerhaft zum Arbeiten nach Deutschland.

Gerade für die Anwerbung von IT-Fachkräften ist Südamerikas bevölkerungsreichster Staat höchst attraktiv: das Land bietet vor allem im Süden eine hohe Dichte sehr guter technischer Universitäten, von denen etliche die begehrten ITler ausbilden.

Um interessante Fachkräfte aus dem Ausland mit potenziellen Arbeitgebern zusammenzubringen, hat das Bundeswirtschaftsministerium die Plattform “Make it in Germany” gestartet. Anfragen von Unternehmen, die dann in der besonderen Dienststelle der Bundesagentur landen, würden sich jedoch noch in Grenzen halten. Vielen Unternehmen sei die Arbeit der ZAV noch nicht bekannt.

Wer hingegen schnell eine größere Anzahl billiger Hilfskräfte suche, für den sei dieses Programm nicht geeignet: “Die Qualität steht im Vordergrund. Das erhöht auch die Wahrscheinlichkeit, dass benötigte Fachkräfte sich hier wohlfühlen und bleiben”, macht Hoffmeisters Kollege Marian Dünkler deutlich. Gerade die Rekrutierung von Fachkräften im Ausland erfordere viel Zeit und Geduld. Viele Arbeitgeber würden bei dem Thema noch rein durch die deutsche Brille blicken und in den kulturellen Unterschieden eine schwer zu überwindende Hürde sehen.

Gerade diese Herausforderung zu bewältigen, ist eine der zentralen Säulen des Prozesses bei der CompuSafe AG. “Wir haben uns von Anfang an intensiv mit der Frage beschäftigt, wie wir dafür sorgen können, dass die Lebenspartner nicht vereinsamen”, verdeutlicht Recruiterin Lehermaier. Während eine solch umfassende Betreuung eher ungewöhnlich ist, sieht Lehermaier genau darin einen naheliegenden, jedoch wesentlichen Erfolgsfaktor: “Wenn die Familie unglücklich ist, dann ist auch der Mitarbeiter unglücklich. Wie soll er da seinen Job gut machen?” Um den Kulturschock so gering wie möglich zu halten, wird eine Menge getan. “Wir machen ein regelrechtes kulturelles Onboarding: wir organisieren Ausflüge und Events, wo die neuen Kollegen und Kolleginnen mit anderen Brasilianern, Menschen aus anderen Ländern und Deutschen zusammenkommen. Es geht um Sprachkompetenz, Kulturkompetenz und Vernetzung.” Über Monate hinweg begleite man die Neuankömmlinge und deren Familien beim Ankommen und dem Verstehen von Land und Leuten. Damit der Einstieg schnell gelingt, steht ihnen der erste Monat bei vollem Gehalt zur freien Verfügung. “So können sie sich ganz aufs Ankommen konzentrieren, Behördengänge erledigen, ihr neues Leben organisieren”, begründet Lehermaier diesen ungewöhnlichen Schritt. Ein nicht unerheblicher Aufwand, der jedoch gerechtfertigt ist, da langfristige Arbeitsverhältnisse das Ziel sind. 

Weitsicht und Willkommenskultur im Unternehmen seien nach ZAV-Mann Hoffmeister auch zwei Voraussetzungen, um mit einem Arbeitgeber bei “Make it in Germany” erfolgreich zusammenarbeiten zu können. Eine Willkommenskultur ist bei der CompuSafe AG ohnehin schon Teil der DNA: die derzeit 220 Beschäftigten kommen aus 30 Nationen. Weitsicht allein hingegen ist nicht immer Garant für Erfolg. In einem Fall konnte für eine neue Mitarbeiterin aus Brasilien auch nach zwölf Monaten kein passendes IT-Projekt gefunden werden. “Wir haben dann mit ihr Bewerbungstraining gemacht, ihr bei der Stellensuche geholfen und so hat sie dann einen passenden Job bei einer Bank gefunden”, berichtet Rothkopf und macht damit deutlich, dass Verantwortung für die Menschen nicht mit der Einstellung endet. 

“Man darf keine Perfektion erwarten, nicht alles klappt”, bremst Lehermaier vorschnellen Optimismus. Gerade deswegen muss man von Anfang an mit allen Beteiligten, innerhalb wie außerhalb des Unternehmens, offen kommunizieren und realistische Ziele vermitteln. So lässt sich auch Enttäuschungen bei den Neuankömmlingen entgegenwirken, die ihre Erwartungen im “Gelobten Land” nicht immer erfüllt sehen. 

Trotz des enormen Aufwands und zahlreicher Risiken und Unsicherheiten ziehen Rothkopf und Lehermaier eine positive Bilanz. Drei hochqualifizierte IT-Fachkräfte sind bereits in Deutschland, sechs weitere stehen auf der Liste. Mit einigen der neuen Kontakte stehen die Recruiter zudem immer noch in Verbindung. Ein Senior Softwareentwickler mit Führungsverantwortung bereitet sich derzeit bereits mit einem Deutschkurs auf seinen Sprung über den Atlantik vor. 

Auch für dieses Jahr hatten die Recruiter der CompuSafe gemeinsam mit den Arbeitsvermittlern der ZAV einen Trip nach São Paulo und das weiter südlich gelegene Blumenau geplant. Ein Vorhaben, das wie so manch anderes, der grassierenden Pandemie zum Opfer gefallen ist. Stattdessen hat die ZAV ihr Pilotprojekt mit Brasilien in diesem Jahr online umgesetzt. “Hat auch funktioniert”, sagt Dünkler, wenngleich er einräumt, dass der persönliche Kontakt vor Ort kaum zu ersetzen sei. “Die Bewerber wollen von den Arbeitgebern hören, welche Chancen und Möglichkeiten es gibt.” 

Um hierfür die passenden Antworten im Gepäck zu haben, muss man sich schon im Vorfeld in Deutschland eine Reihe von Fragen stellen, wie Recruiter Rothkopf weiß. Neben Aspekten wie einer exakten Bedarfsermittlung und einer klaren Vorstellung von den gesuchten fachlichen Fähigkeiten, sind dies unter anderem: 

Welche Sprachkenntnisse sind erforderlich?

Während vor allem im Süden Brasiliens viele immerhin ein gebrochenes Deutsch sprechen, sind die Anforderungen später im Unternehmen in der Regel höher. Nehmen Sie in Ihre Kalkulation daher mit auf, dem/der künftigen Mitarbeiter/in, am besten noch vor Ort, einen Sprachkurs zu bezahlen, um wenigstens das Level B2 zu erreichen.   

Kennen Sie die gesetzlichen Rahmenbedingungen und Voraussetzungen?

Die BlueCard ist die Eintrittskarte zum Arbeiten in Europa. Planen Sie Fachkräfte aus Nicht-EU-Staaten zu engagieren, sollten Sie den Beantragungsprozess (Vorabprüfung) starten, sobald auf beiden Seiten ernsthaftes Interesse besteht, um keine wertvolle Zeit zu verlieren. Auch muss in der Regel ein Visum beantragt werden. Mit den jeweiligen Rahmenbedingungen und Prozessen sollten Sie sich im Vorfeld vertraut machen.

Steht Ihr Relocationmanagement & Mentoring-Programm?

Mit dem Flugticket geht der ganze Spaß erst los. Neben Wohnung, Möbeln und einer Erstausstattung stehen etwa zahlreiche Behördengänge an, Arztbesuche wollen organisiert werden oder eventuell mitziehende Kinder müssen in der Schule angemeldet werden. Das Hauptaugenmerk einer guten Relocation liegt jedoch in der Integration in die neue Kultur. Vor allem sollten Sie sich bewusst sein, dass die Auswirkung kultureller Unterschiede auf das Wohlbefinden und Leistungsfähigkeit von Menschen nicht durch einen Arbeitsvertrag geregelt werden kann. Geplante gemeinsame Aktivitäten mit dem neuen Team, Events zum Kennenlernen von Land und Leuten, aber auch eine anfängliche Begleitung bei vermeintlich gewöhnlichen Alltagsaktivitäten in der neuen Umgebung sollten erste Schritte sein. Auch die kontinuierliche Unterstützung durch geschulte MentorInnen ist ein wichtiger Bestandteil einer erfolgreichen Integration. 

Sind Sie zu schnellen Entscheidungen bereit?

Die Konkurrenz schläft auch in Brasilien nicht. Wenn Sie fündig geworden sind, sollten Sie schnell sein und Nägel mit Köpfen machen. Die Nachfrage ausländischer Unternehmen nach brasilianischen Fachkräften wächst. Dies hat sich auch dort bereits herumgesprochen. Und liegen erst einmal wegen der benötigten Bedenkzeit rund 10.000 Kilometer dazwischen, sind mündliche Absichtserklärungen nach deutschem Verständnis oft nicht mehr allzu sehr belastbar.

Haben Sie ein Netzwerk vor Ort?

In Brasilien läuft vieles anders als hier, aber Netzwerke sind auch dort von zentraler Bedeutung. Versuchen Sie deshalb möglichst deutlich im Vorfeld Kontakt mit lokalen Institutionen und Behörden zu knüpfen. Wenn Sie ausländische Fachkräfte hier beschäftigen wollen, ist die Zentrale Auslands- und Fachvermittlung (ZAV) der Bundesagentur für Arbeit ein erster, wichtiger Ansprechpartner.