Smart-Working braucht neue Geschäftsprozesse

Durch die Digitalisierung müssen bisher etablierte Geschäftsprozesse in Frage gestellt werden.
Entweder ist es notwendig sie anzupassen oder komplett neu zu denken. In diesem Beitrag beschreiben wir den Trend zu Smart-Working und Strategien ihn umzusetzen.
 
Studien gehen davon aus, dass schrittweise ein Großteil aller marktführenden Unternehmen von all jenen Unternehmen überholt werden, die nach dem Jahr 2000 gegründet wurden. Bereits etablierte Geschäftsmodelle scheinen dieser These Recht zu geben: Streaming-Portale wie Netflix lösen mit dem flexiblen On-Demand-Fernsehangebot den klassischen Videotheken-Service ab; Uber bietet mit seinem online vermittelten Fahrdienst eine Alternative zum regulären Taxiservice; Steuerberater stellen ihren Mandanten cloudbasierte Plattformen zur Verfügung, über die Dokumente und Informationen wesentlich schneller und effizienter ausgetauscht werden können. All diesen neuen Geschäftsmodellen gemein: Sie stellen Kunden, Lieferanten und Partner sowie deren digitalisierte Bedürfnisse in den Mittelpunkt ihrer Produktentwicklungen und Dienstleistungen.
 
Drei strategische Säulen
Zahlreiche neue Kommunikations- und Interaktions-Tools spielen eine wichtige Rolle: Sie ermöglichen vor allem Kunden aktiv über Social-Media-Portale auf das Unternehmen zuzugehen und Anfragen, aber auch Lob und Kritik öffentlich zu äußern. Dienstleistungen müssen somit wesentlich schneller und transparenter ausgerichtet sein. Basis bilden dabei drei strategische und technische Komponenten: Bricks, Bytes und Behaviour. Gemeint ist damit eine flexible Gestaltung der Arbeitsplätze (Bricks), die Etablierung effektiver IT-Lösungen (Bytes) und die Verwirklichung einer gemeinsamen Unternehmensvision (Behaviour). Sie sind die wesentlichen Säulen des neuen Arbeitens innerhalb eines Unternehmens sowie Ausgangspunkt für dessen digitale Transformation – und seinen wirtschaftlichen Erfolg.
 
Bricks: Flexiblere Arbeitsumgebungen
In immer mehr Unternehmen lässt sich schon jetzt eine gewisse Abkehr von traditionellen, festdefinierten Bürokonzepten – räumlich wie organisatorisch – beobachten. Das Smart-Working findet in flexiblen Arbeitsumgebungen (Bricks) statt, welche sich je nach Bedarf und Tätigkeiten der Mitarbeiter anpassen lassen. Mittels mobiler Trennwände können diese beispielsweise als Einzelarbeitsplätze oder Team-Office für größere und kleinere Gruppen genutzt werden. Immer bedeutsamer für ein produktives Miteinander werden zudem soziale Meetingpoints wie definierte Lounge-Bereiche und Kaffee-Ecken. In abgegrenzten Ruhezonen finden Mitarbeiter entsprechende Bereiche für kreative Arbeiten, die besondere Konzentration erfordern, und zur Regenerierung. Diese Form des arbeitsplatzunabhängigen Arbeitens ist vor allem dadurch möglich, dass stationäre PC-Systeme nach und nach durch mobile Endgeräte wie Tablets und Laptops ersetzt werden. Da sich diese via Cloud-Computing nahezu problemlos in die unternehmenseigene IT-Infrastruktur integrieren lassen, wird auch das Arbeiten im Home-Office und von unterwegs immer bedeutsamer. Die Tätigkeiten der Mitarbeiter sind seltener lokal fest definiert. Sie verteilen sich auf verschiedene Orte und Zeiten und verlagern sich eventuell sogar direkt hin zum Kunden, Partner oder Lieferanten. Diese geschaffene Mobilität bringt eine praktische Vernetzung bei gleichzeitiger Unabhängigkeit des Einzelnen mit sich.
 
Bytes: effiziente IT-Lösungen
Um Smart-Working gerecht zu werden braucht es technologische Neuheiten, also intelligente Arbeitswerkzeuge (Bytes), die miteinander kommunizieren und so die Mitarbeiter während der gesamten Arbeitsabläufe unterstützen. Dazu zählen beispielsweise Input-Management-Tools, die papiergebundene und elektronische Korrespondenzen und Unterlagen klassifizieren, anschließend die enthaltenen Daten extrahieren und in nachgelagerte Systeme – FiBu, ERP, CRM etc. – exportieren. Auf diese Weise werden bereits einzelne wiederkehrende Abläufe digital abgebildet und unternehmensweit standardisiert.
Einen Schritt weiter gehen Unternehmen mit der Etablierung eines Enterprise Information Management (EIM). Dieses standardisiert die gesamte bestehende Informationslandschaft als solche sowie das Arbeiten in allen Abteilungen. Die einzelnen EIM-Komponenten helfen dabei, die Fülle der täglich das Unternehmen erreichenden Dokumente und Daten zu bündeln, das in ihnen enthaltene Wissen zu filtern und es vor allem für einzelne Arbeitsprozesse wirtschaftlich nutzbar zu machen. Der große Vorteil eines ganzheitlichen EIMs gegenüber einzelner, statischer Insellösungen in den verschiedenen Abteilungen: Als zentrale Software erkennt sie den Prozess, in dem sich der einzelne Sachbearbeiter befindet, und weiß, welche weiteren Arbeitsschritte folgen bzw. erledigt werden müssen. Für die Verkettung von Prozess-Sachbearbeiter-Content sucht sie die benötigten Informationen hinsichtlich Aktualität und Vollständigkeit aus allen genutzten Systemen und Wissensquellen zusammen. Eine Entwicklung, die erheblich zur Optimierung der Servicequalität des Unternehmens beiträgt.
 
Behavior: digitales Bewusstsein etablieren
Wichtig ist, diese räumlich und technisch optimierten Arbeitskonzepte (Behaviour) schrittweise und bedacht zu etablieren. Im gesamten Unternehmen muss ein digitales Bewusstsein vorherrschen. Dazu müssen allen Mitarbeitern frühzeitig die Vorteile des neuen Arbeitens und der Prozessoptimierung aufgezeigt werden: Dass etwa digitalisierte Dokumente mithilfe einer abteilungsübergreifenden IT-Lösung deutlich schneller wiedergefunden werden als in raumgebundenen Papierordnen. Es gilt auch, die Vorteile einer möglichen Umgestaltung bestehender Geschäftsmodelle zu verdeutlichen. Ein gutes Changemanagement ist daher essentiell. Die Geschäftsführung muss die neuen Ansätze als gemeinsame Vision des Unternehmens vorleben sowie Mitarbeiter aktiv einbinden und bei der Umgestaltung begleiten.
 
Dem Arbeitnehmer vertrauen
Beim Smart-Working rückt der einzelne Mensch stärker in den Fokus. Selbstmanagement, Selbstentfaltung, Selbstdisziplin und Selbstvertrauen sind wichtige Schlagworte. Das neue Arbeiten bringt einen größeren Freiraum mit sich, der aber vor allem gemäß vereinbarter Absprachen funktioniert. Seitens der Arbeitgeber muss ein höheres Maß an Vertrauen aufgebracht werden, dass Angestellte ihre Aufgaben auch im Home-Office selbstständig erledigen.
 
Fazit:
Nur wenn Unternehmen ihre Kernkompetenzen durch die Nutzung der Digitalisierung stärken, schaffen sie es auch in Zukunft im Wettbewerb zu bestehen. Die zuvor erläuterten Säulen bilden dabei eine wichtige Basis. Eine digitale Transformation ist somit eine langfristige, zukunftsorientierte Umgestaltung, die schließlich über Erfolg oder Misserfolg des Unternehmens mitentscheidet.
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Quellen:
Warum Smart Working mehr ist als neue IT
Alles was Sie über Smart-Working wissen sollten

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