In Unternehmen setzen sich neue Formen der Zusammenarbeit wie Firmen-Wiki, Mitarbeiterprofil oder News-Stream durch. In diesem Beitrag zeigen wir, wie Sie diese Kommunikationswege und Arbeitsweisen erfolgreich in Ihrer Firma etablieren. 

Collaboration ist aktuell im Fokus vieler IT-Verantwortlicher. Ziel ist es, die Zusammenarbeit aller am Prozess beteiligten Personen zu verbessern. Wissen soll besser verteilt und Daten-Silos sollen aufgebrochen werden. All dies auf Basis einer Kombination gängiger Social-Media-Techniken. So soll der Benutzer bloggen, damit Kollegen wissen, woran er gerade arbeitet oder was ihm momentan wichtig ist. Über eine eigene Profilseite kann er seine Expertise bekannt machen. In Wikis wird Wissen mit anderen erarbeitet und festgehalten. Foren und Communities stellen den Austausch und Dateien zentral bereit.

Alle diese Tätigkeiten sollen Benutzer in Zukunft erledigen. Gerade junge Berufseinsteiger werden diese Arbeitsweise aber mehr und mehr in die Unternehmen tragen. Viele dieser Mitarbeiter nutzen schon seit Schulzeiten Social Media und Cloud-Dienste, um sich selbst und ihre Arbeit zu organisieren. Diese Generationen arbeiten kaum noch mit ihrer E-Mail-Inbox. Sie stellen Dateien und Informationen vielmehr in Streams bereit und versehen diese mit Schlagwörtern (Tags), damit sie sich wiederfinden oder thematisch sortieren lassen.

 

Trend lässt sich nicht aufhalten

 

Einige Firmen versuchen noch diesen Trends durch strengere IT- und Firewall-Richtlinien entgegenzutreten. Doch viele Impulse, initiiert insbesondere durch Smartphones, lassen sich nicht aufhalten, sondern bestenfalls verlangsamen. Der Druck auf die IT-Abteilungen nimmt aber auch von anderer Seite zu: aus den eigenen Fachabteilungen. Denn gerade die Software-Hersteller gehen mit ihrem Marketing als Zielgruppe nicht mehr die IT, sondern die Fachabteilungen an. Diesen zeigen sie den Mehrwert einer Collaboration-Lösung auf und machen sie so interessant. So wird beispielsweise den Personalabteilungen verdeutlicht, wie sie Stellen mit Hilfe einer Collaboration-Lösung einfacher besetzen können – etwa wenn die Mitarbeiter ihr Profil pflegen und dort auch Fähigkeiten offerieren, die sie außerhalb der Unternehmen erlangt haben.
Während durch die Verbreitung von Smartphones eine Konsumentenorientierung der IT stattgefunden hat, geht es auf der anderen Seite um eine Evolution in der Arbeitswelt. Wer diese als Unternehmen erfolgreich umsetzt, kann allen Benutzern Vorteile verschaffen. So etwa kann die Flut der E-Mails durch Collaboration-Plattformen abnehmen, da Informationen nicht mehr in Rundmails bereitgestellt werden, sondern in einem Stream. Auswertungen lassen sich in solch einem Stream bereitstellen und alle berechtigten Personen werden im Moment des Speicherns über die Aktualisierung informiert.

 

IT nur als Dienstleister

 

Vor der erfolgreichen Einführung einer Collaboration-Plattform muss zunächst die Zusammenarbeit zwischen der IT-Abteilung und den Fachabteilungen etabliert werden. Die IT-Abteilung fungiert nur als interner Dienstleister der Plattform, genauer gesagt als „Hoster“. Vielen IT-Verantwortlichen ist bei diesem Gedanken unwohl. Bei einem genauen Blick auf eine Systemlandschaft wird aber genau diese Rolle schon jetzt eingenommen. So etwa wird ein File-Service bereitgestellt, aber nicht von der IT-Abteilung mit Dateien gefüllt. Vergleichbares gilt natürlich auch für E-Mailsysteme. Der entscheidende Unterschied ist aber die Verwendung dieser Dienste. Keinem Anwender muss der Verwendungszweck dieser Dienste erklärt werden, da sie sich über Jahre hinweg etabliert haben.
Bei moderner Collaboration dagegen gibt es kein etabliertes Nutzungsverhalten. Es ist Aufgabe der Fachabteilungen, dieses zu schaffen. Daneben gilt es, noch weitere Herausforderungen bei der Einführung eines Collaboration-Projekts zu bestehen. Dessen Charakter ist von Grund auf verschieden zu technischen IT-Projekten. Hier steht nicht die Technik, sondern der Mensch im Vordergrund. Es geht um einen langfristigen Wandel des Benutzerverhaltens.

 

Besondere Merkmale von Collaboration-Projekten

 

IT-Abteilungen haben nicht nur ein oder zwei große Projekte im Jahr zu bewältigen, sondern eine Vielzahl. Kaum ist ein Vorhaben abgeschlossen, steht auch schon ein neues an. Dieser Wandel ist unter anderem den erhöhten Innovationszyklen der Hersteller geschuldet. Zwischen Windows 2000 und der Veröffentlichung von Windows XP lagen noch sechs Jahre, zwischen Vista und Windows 7 nur zwei. Dazu kommt neben der Wartung der Infrastruktur die Integration neuer Endgeräte. Egal ob Smartphone, Tablet oder Datenbrille, die technischen Erneuerungen sind von den IT-Fachabteilungen stets im Blick zu behalten.
Diese Art von Projekten ist in den IT-Abteilungen schon lang bekannt und lässt sich ohne größere Probleme meistern. Die Vorgehensweise lässt sich auf fast alle technisch getriebenen Projekte übertragen, jedoch nicht auf Collaboration-Projekte. Diese haben im Regelfall deutlich längere Laufzeiten und die Technik ist lediglich ein Hilfsmittel für die Umsetzung neuer Arbeitsweisen. Dieser Unterschied macht die erfolgreiche Umsetzung für die IT-Abteilungen so herausfordernd.

 

Aufgabenverteilung

 

Eine Plattform zur Verfügung zu stellen ist Aufgabe der IT-Abteilung. Die Arbeitsweise der Anwender zu beeinflussen und an die Collaboration-Plattform anzupassen, ist Aufgabe der einzelnen Fachabteilungen. Viele Collaboration-Vorhaben scheiterten, weil dieser Ansatz nicht berücksichtigt wurde. Als Ergebnis blieb eine verwaiste Plattform, die nicht genutzt wird. Um ein solches Resultat zu verhindern, müssen Fachabteilung und IT-Abteilung einen konkreten Bedarf herausarbeiten, der mit einer Collaboration-Plattform gelöst werden soll. Der Fall darf nicht konstruiert sein, sondern muss ebenfalls von den betroffenen Mitarbeitern gesehen werden. Daher sollte der Impuls für den Einsatz eines Collaboration-Systems idealerweise aus den Fachabteilungen kommen.

Die Einstiegshürde darf nicht höher als bei bisherigen Systemen sein. Ansonsten werden die Benutzer die Verwendung ablehnen, weil es ihnen zu umständlich erscheint. Ein Single Sign-On-Konzept sollte daher Bestandteil der Planungen sein. Ansonsten verhalten sich Collaboration-Werkzeuge analog zu bestehenden Plattformen. Die Zugriffsrechte lassen sich hier granular und rollenbasiert steuern. Sollten die vorhandenen Mechanismen nicht ausreichend sein, so gibt es einen Markt an Drittanbietern, die Compliance-Module anbieten. Mit solchen Maßnahmen lässt sich vielen Sicherheitsbedenken der Geschäftsführung entgegentreten, die Collaboration-Plattformen grundsätzlich für unsicher und offen hält.

 

Benutzer einbeziehen

 

Neben der Unterstützung der Fachabteilungen sollten Mitarbeiter möglichst früh vom Mehrwert der gewählten Lösung überzeugt und deshalb in das Projekt einbezogen werden. Diese Anwender werden ab der Pilotphase dabei helfen, weitere Benutzer von der Plattform zu überzeugen und zur Mitarbeit zu bewegen, da die Ansprache auf Augenhöhe erfolgt. Auch wenn einige der verfügbaren Plattformen ein erhebliches Budget für die Einführung benötigen, ist es wichtig, anfangs einen definierten Personenkreis zu adressieren und nicht den großen Wurf über alles zu versuchen. So lässt sich rechtzeitig erkennen, wo Probleme bei der Nutzung der neuen Arbeitsweise entstehen, und entsprechende Konzepte lassen sich erarbeiten.

Die IT-Abteilung sollte den Anwendern also stets zuhören. Klagen und Probleme sollte sie aktiv angehen und nicht ignorieren. Beschwerden und schlechte Stimmung unter den Benutzern erschweren eine erfolgreiche Einführung der Plattform deutlich. Bei Collaboration geht es um das Ändern der Verhaltensweisen. Alle Werkzeuge seiner bisherigen Arbeitsweise stehen weiterhin zu Verfügung. Existieren Probleme beim Umgang mit der neuen Plattform, so werden die Anwender einfach wieder in ihr altes Verhalten zurückfallen.

 

Schulungen sind entscheidend

 

Ein Mitarbeiter kann nur dann eine Zeitersparnis erreichen, wenn er nicht nach einer Funktion suchen muss. Schulungen für die neue Plattform sind deshalb für alle potentiellen Benutzer unabdingbar. Auch wenn einige Anwender mit solchen Plattformen vielleicht aus dem privaten Umfeld vertraut sind, sollten diese Fähigkeiten nicht als selbstverständlich erachtet werden. Neben der Beherrschung der Funktionen sollte auch der soziale Aspekt im Fokus der Schulung stehen. Ein Kommentarsystem ist schnell verwendet, aber über die Konsequenzen machen sich die wenigsten Benutzer vorher ausführlich Gedanken. So sind im Vorfeld Verhaltensrichtlinien und ethische Standards aufzusetzen und zu publizieren. Ebenfalls muss dem Benutzer klar gemacht werden, welche Konsequenzen es für ihn hat, wenn er gegen diese Richtlinien verstößt. Dieser Punkt verdeutlicht, dass die Einführung einer Collaboration-Plattform nicht alleine Aufgabe der IT-Abteilung sein sollte.

 

Fazit:

 

Nur wenn Fachabteilungen und IT-Abteilung zusammenarbeiten, lässt sich eine Collaboration-Lösung erfolgreich einführen.  Die IT sollte sich dabei auf das Bereitstellen, Absichern und Betreiben der Plattform konzentrieren. Darüber hinaus muss der Benutzer motiviert werden, sich auf die neue Art der Zusammenarbeit einzulassen. Planen Sie genug Zeit dafür ein, da es sich hier um eine Veränderung von Gewohnheiten handelt.

CompuSafe arbeitet seit Jahren mit IT-Experten zusammen. Wenn Sie Ihr Unternehmen jetzt in der IT zukunftsfähig machen wollen, können wir gemeinsam eine Lösung für Sie finden. Kontaktieren Sie uns am besten gleich!

 

Quellen:

http://www.it-administrator.de/themen/kommunikation/fachartikel/203966.html

https://www.ecin.de/fachartikel/20533-4-tipps-fuer-erfolgreiche-collaboration.html?tmpl=component

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