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PMO – Aufgaben, Entwicklung und Akzeptanz: Teil 1

Der Bereich des Projektmanagements ist ein sehr vielfältiger. Mittelständische Unternehmen und vor allem große Konzerne legen zunehmend Wert auf ein allumfassendes Konzept der Projektkoordination, das ein ganzes Projektportfolio abdecken kann. Dieses Multi-Projekt-Management trägt die Bezeichnung Project Management Office (PMO) und wird bereits in zahlreichen Firmen erfolgreich eingesetzt. Doch wie können Projekte aus mehreren Abteilungen mit unterschiedlichen Zielen gemeinsam gemanagt werden? Was sind die Aufgaben eines Projektbüros und wie verhält es sich mit der Akzeptanz in den Führungsebenen? In den nächsten drei Beiträgen werden wir diese und andere Fragen für Sie beantworten. Als Basis sehen wir uns eine empirische Studie der GPM (Deutsche Gesellschaft für Projektmanagement e.V.) zum Thema PMO etwas genauer an. Doch zuerst die Grundzüge.


Was ist das PMO?

Das Projekt Management Office ist in aller Munde. Alle Prozesse einer Organisation beziehungsweise eines Unternehmens – bezogen auf meist mehrere Projekte – laufen hier zusammen. Es ist viel mehr als die Übernahme verwaltungstechnischer und organisatorischer Tätigkeiten in einem Projekt. Tatsächlich kann ein PMO auch Kernaufgaben des Projektes übernehmen, Weiterbildungsmaßnahmen ankurbeln und das Personal betreuen. Es ist außerdem eine Art Kompetenzzentrum für das Projektmanagement, das für die ständige Weiterentwicklung sorgt.


Welchen Beitrag leistet ein PMO tatsächlich?

In der schon im ersten Teil erwähnten Studie wurden Stakeholder von PMOs gefragt, wie sie allgemein den Beitrag einschätzen, den ein PMO leisten kann. 35 Prozent der Befragten  hielten den potenziellen Wert für „sehr groß“ und 59 Prozent sagten, der Beitrag könne „groß“ ausfallen.

Die transdisziplinären Aufgaben von PMOs passen sehr gut zu dieser Einschätzung, denn ein Project Management Office greift in mehrere Bereiche ein, mit den Zielen, Produktivität zu fördern, Projektkosten zu sparen, Projekte mehr an Unternehmensziele auszurichten und im Endeffekt auch eine Verbesserung der Kundenzufriedenheit zu erreichen. Zwar lässt sich nicht genau sagen, welche Aufgaben ein PMO in jedem Unternehmen übernimmt, weil es unter anderem von Größe, Branche und Bedarf des Unternehmens abhängt. Doch die Grundzüge sind an der Stelle im Allgemeinen sehr ähnlich. Bevor ein PMO in das Unternehmen integriert wird, muss festgelegt werden, welche Aufgabenbereiche dieses eine PMO abdecken soll, welche Verantwortlichkeiten es hat und wie viel Zugriff in die einzelnen Projekte.


Koordination und Bildung von Methoden

Zu den Hauptaufgaben des PMO gehören die abteilungsübergreifende Koordination von Projekten und die Bereitstellung von Ressourcen. Projekte werden also nach den Kriterien ausgesucht, die zum Erreichen der Unternehmensziele beitragen. Hierzu kann ein PMO beispielsweise IT-Werkzeuge zur Verfügung stellen, um Prozesse effizienter zu gestalten. Zu den Aufgaben gehört also auch die Entwicklung von Tools und Templates, die die Projekte vorantreiben.


Überwachung von Projekten

Häufig werden PMOs einzig und allein zum Zweck des Multi-Reportings eingesetzt. Beim Projektcontrolling sollen unterschiedlich Projekte bezüglich ihrer Erfolge und ihres Fortschritts beobachten werden. Somit kann von außen eingegriffen werden, wenn ein Projekt zu scheitern droht oder unnötige Ressourcen frisst. Auch die Verfolgung des Budgets spielt hier eine wichtige Rolle.


Entwicklung des Personals

Wenn Bedarf hinsichtlich des Coachings vom Personal besteht, können PMOs auch die Aufgabe des Trainers mit mehreren Projektleitern gleichzeitig übernehmen und somit teure externe Weiterbildungsmaßnahmen reduzieren.

Im nächsten Teil gehen wir auf weitere Aufgaben eines PMO ein und zeigen die Verbreitung und Akzeptanz in den unterschiedlichen Branchen. Wenn Sie mehr zu dem Thema erfahren möchten, kommen Sie gerne persönlich auf uns zu. Durch jahrelange Erfahrung in der IT-Branche und mithilfe unserer Experten beraten wir Sie gerne bei all Ihren Herausforderungen und unterstützen Sie hochkompetent in Ihren Projekten.

3 Kommentar / Trackback

  • Tina Ciotola

    In diesem Zusammen vielleicht auch interessant, was ist ein PMO NICHT? In der Praxis kommt es immer wieder vor, dass nicht richtig unterschieden wird zwischen den Aufgaben einer Projektassistenz und die eines PMOs. Dies hat oft unangenehme Folgen – unklare Aufgabenstellungen, falsche Erwartungen und damit Fehlbesetzungen. Fakt ist: beide Rollen tragen zu mehr Effizienz und besseren Projektergebnissen bei – aber eben auf unterschiedliche Art und Weise. Mehr dazu: http://www.theprojectgroup.com/blog/pmo-und-projektassistenz-im-vergleich/

    Mit besten Grüßen

    • Michael Boeswirth

      Sehr geehrte Frau Ciotola,

      vielen Dank für Ihren Kommentar.
      Auch wir erleben es in der Praxis immer wieder, dass unsere Kunden eine sehr unterschiedliche Auffassung bezüglich der Rolle eines PMO’s haben.

      Mit freundlichen Grüßen
      Ihr CompuSafe-Team

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